xRM Systemauswahl für Verband begleitet

Ausgangssituation

Ein Verband mit 20 Mitarbeitern sucht eine zeitgemäße Lösung, um seine Mitglieder zu verwalten, seiner Lobbyarbeit nachzugehen, seine Veranstaltungen besser zu managen und insgesamt die Arbeitsabläufe, die Kommunikation und die Transparenz innerhalb des Verbandes zu verbessern.

Lösung

  • Interview der Geschäftsleitung zur Klärung der Zielvorstellung
  • Intensive Zusammenarbeit mit der internen Projektleitung und Definition der sinnvollen Unterstützungsleistung
  • Vorbereitung und Durchführung eines ½-tägigen internen Workshops zur groben Anforderungsdefinition
  • Ableitung eines schlanken Anforderungskataloges (nicht 1.000 sondern nur 100 Anforderungen) und Finetuning mit den internen Stakeholdern
  • Identifikation relevanter Anbieter
  • Beantwortung des Fragenkataloges durch die Anbieter einschließlich einer (groben) Kostenschätzung
  • Eingrenzung der Anbieter
  • Definition wesentlicher Use Cases und Einladung der selektierten Anbieter ihre Lösung basierend auf den Use Cases zu präsentieren
  • Weitere Eingrenzung der potentiellen zukünftigen IT-Service Partner
  • Zweitägige Workshops mit den beiden verbliebenen IT Service Partnern
  • Entscheidung für einen Anbieter

Ergebnis

  • Zeitsparende, fokussierte Ableitung eines Anforderungskataloges (der Anforderungskatalog ist mehr als nur eine vage Zielformulierung, aber weniger als ein sehr detailliertes Lastenheft)
  • Eingrenzung auf eine überschaubare Anzahl möglicher Anbieter
  • Der Anforderungskatalog ist für die Anbieter einfacher zu bearbeiten als ein komplettes Lastenheft
  • Durch die Use Cases konnten die selektierten Anbieter zielgerichtet und wertschöpfend präsentieren
  • Die Anbieter waren durchweg angetan von der Effizienz der Vorgehensweise
  • Identifikation des besten Anbieters
  • Die Lösung wird in der nahen Zukunft schrittweise eingeführt